Administrasi Sarana dan Prasarana: Pengertian & Proses

Di lingkungan sekolah, administrasi sarana dan prasarana sangatlah mudah untuk dijumpai. Kegiatan utamanya mencakup pengelolaan berbagai fasilitas milik sekolah, mulai dari pencatatan barang sampai pengawasan penggunaan fasilitas.

Sarana yang ada di lingkungan sekolah meliputi meja, kursi, buku, komputer, dan alat peraga. Sementara, prasarana berbentuk fasilitas pendukung layaknya gedung sekolah, ruang kelas, perpustakaan, dan lapangan olahraga.

Baca Juga:
Aplikasi Sarpras Sekolah untuk Kelola Aset & Inventaris

Pengertian

Secara etimologis, kata administrasi berasal dari bahasa Latin “ad” yang berarti intensif dan “ministrare” yang berarti melayani. Artinya, administrasi dapat dimaknai sebagai kegiatan pelayanan yang dilakukan secara teratur untuk mencapai tujuan tertentu.

Dalam KBBI, administrasi berkaitan dengan usaha, kegiatan, dan tata kelola yang mendukung penyelenggaraan suatu organisasi. Tidak hanya berhubungan dengan pekerjaan kantor, tetapi juga mencakup pengaturan sumber daya agar tujuan organisasi tercapai.

Ahli administrasi Dr. Sondang Siagian menjelaskan bahwa administrasi merupakan kerja sama antara dua orang atau lebih yang dilakukan secara rasional. Sementara George Terry menekankan unsur perencanaan, pengorganisasian, dan pengendalian dalam administrasi.

Berdasarkan berbagai pendapat tersebut, administrasi sarana dan prasarana bisa diartikan sebagai kegiatan pengelolaan fasilitas dan perlengkapan yang mendukung kegiatan suatu organisasi. Baik yang berjalan secara langsung maupun tidak langsung.

Baca Juga:
Software Sarpras Sekolah Berbasis Web Untuk Aset Sekolah

Proses Administrasi Sarana dan Prasarana di Sekolah

Rincian proses administrasi sarana dan prasarana yang berjalan di lingkungan sekolah sangatlah kompleks. Kegiatannya tidak hanya terbatas pada satu inti saja, ada beragam kegiatan yang saling berkaitan satu sama lain.

1. Perencanaan Pengadaan Barang

Sesuai dengan namanya, perencanaan memang menjadi tahapan paling awal dalam administrasi sarana prasarana. Pada tahap inilah, pihak sekolah akan mengidentifikasi kebutuhan fasilitas yang diperlukan untuk mendukung proses pembelajaran.

Tidak sembarangan, proses perencanaan juga mempertimbangkan kondisi barang yang sudah ada, jumlah pengguna, serta anggaran yang tersedia. Dengan cara ini, pengadaan barang dapat dilakukan sesuai kebutuhan nyata.

Data terkait kebutuhan umumnya dikumpulkan dari berbagai pihak, seperti guru, staf sekolah, dan pengelola sarana prasarana. Masukan dari berbagai pihak membantu sekolah menentukan prioritas kebutuhan.

2. Pengadaan Barang

Sesudah menetapkan kebutuhan, langkah berikutnya dalam administrasi sarana dan prasarana adalah pengadaan barang. Kegiatan ini berupa pembelian, penerimaan bantuan, hibah, atau cara lain yang sah untuk memperoleh fasilitas sekolah.

Pengadaan harus berlangsung secara transparan dan sesuai aturan. Tujuannya agar barang yang diperoleh oleh sekolah memiliki kualitas yang benar-benar baik dan sesuai spesifikasi kebutuhan.

3. Inventaris

Sarana dan prasarana administrasi pendidikan tidak dapat terlepas dari kegiatan inventarisasi. Nantinya, setiap barang yang masuk harus didata secara lengkap agar memudahkan proses pemantauan.

Data terkait inventarisasi terdiri dari beberapa informasi, seperti nama barang, jumlah, kondisi, lokasi penyimpanan, dan tahun perolehan. Informasi ini sangat membantu dalam pengelolaan aset sekolah.

Pencatatan inventaris juga memudahkan sekolah dalam membuat laporan serta melakukan evaluasi terhadap kondisi fasilitas. Di kemudian hari, aset milik sekolah akan lebih mudah untuk diawasi.

4. Penyaluran

Selanjutnya, administrasi prasarana dan sarana pendidikan juga selalu berkaitan dengan kegiatan distribusi barang. Sesuai aturan, barang harus disalurkan sesuai kebutuhan dan fungsi masing-masing.

Misalnya, komputer ditempatkan di laboratorium, sedangkan alat peraga disalurkan ke ruang kelas yang memerlukan. Penempatan yang sesuai akan meningkatkan efektivitas penggunaan fasilitas.

5. Pemanfaatan dan Pemeliharaan

Barang yang sudah tersedia perlu digunakan sesuai fungsinya. Sebab, pemanfaatan barang yang tepat akan membantu mencapai tujuan pembelajaran secara maksimal di lingkungan sekolah.

Selain itu, fasilitas milik sekolah juga perlu dirawat secara berkala. Perawatan dapat berupa pembersihan, pemeriksaan kondisi, hingga perbaikan jika terjadi kerusakan ringan di waktu tertentu.

6. Penghapusan

Ada kalanya fasilitas sekolah akan mengalami kerusakan berat sehingga tidak layak lagi. Dalam kondisi ini, sekolah perlu melakukan penghapusan barang dari daftar inventaris. Tujuannya agar data aset tetap akurat dan sesuai kondisi sebenarnya.

Sesuai dengan prosedur administrasi sarpras sekolah, penghapusan aset perlu mengikuti aturan yang berlaku. Dengan cara ini, proses penghapusan tidak akan menimbulkan masalah administratif di kemudian hari.

7. Pengawasan

Tidak tertinggal, kinerja admin sarana dan prasarana di sekolah memerlukan pengawasan dari pihak berwenang. Kegiatan ini dilakukan secara berkala agar pengawasan berjalan lebih mudah.

Melalui pengawasan, kerja sama antara beberapa pihak terkait lebih terkoordinasi. Kerja sama yang baik membuat efisiensi waktu, tenaga, dan biaya akan tercipta sejalan dengan tujuan awal.

Fungsi Utamanya

Pada dasarnya, administrasi sarana dan prasarana di sekolah mempunyai tiga fungsi utama. Tidak jauh-jauh dengan pengelolaan barang dan fasilitas sekolah. Perlu menjadi catatan, seluruh fungsi ini memiliki keterkaitan satu sama lain.

• Melakukan pendataan ketersediaan barang.
• Mengoptimalkan penggunaan barang.
• Membuat laporan inventaris yang rapi dan akurat.

Keseluruhan fungsi tersebut memiliki tujuan yang sama, yakni mempermudah pekerjaan seluruh warga sekolah. Barulah kegiatan pendidikan dapat berjalan lebih lancar dan produktif.

Prinsip-Prinsip yang Diutamakan

Berbicara tentang administrasi sarana dan prasarana, terdapat beberapa prinsip yang selalu diutamakan. Jika penerapannya maksimal, proses administrasi sarpras tentu berjalan lebih optimal sesuai harapan.

• Prinsip pencapaian tujuan: fasilitas selalu dipakai.
• Prinsip administrasi: mengikuti pedoman yang berlaku.
• Prinsip efisiensi: mengurangi pemborosan.
• Prinsip kekohesifan: mengutamakan kerja sama yang baik.
• Prinsip kejelasan tanggung jawab: pengelolaan tidak boleh asal.

Peran Guru dalam Administrasi Sarpras

Guru tidak hanya bertugas mengajar di kelas, tetapi juga memiliki peran penting dalam pengelolaan sarana dan prasarana sekolah. Hal ini sejalan dengan ketentuan dalam Undang-Undang Nomor 20 Tahun 2003 tentang Sistem Pendidikan Nasional.

Kedudukan sarana dan prasarana dalam administrasi pendidikan yang begitu penting ternyata juga ikut melibatkan guru. Seorang guru di sekolah aktif berperan dalam upaya perencanaan, pengadaan, pemanfaatan, pemeliharaan, dan pengawasan aset.

Jika seluruh peran tersebut berjalan dengan baik, maka pengelolaan fasilitas sekolah akan lebih tertib. Secara tidak langsung, hal ini ikut mendukung terciptanya proses pembalajaran yang berkualitas di sekolah.

Penutup

Administrasi sarana dan prasarana masuk ke dalam bagian penting dalam pengelolaan sebuah sekolah. Untuk memaksimalkan pengelolaan sarpras secara digital, mulai manfaatkan aplikasi sarpras dari MySCH.id. Lebih modern dan efisien untuk sekolah.