Aplikasi Sarpras Sekolah untuk Kelola Aset & Inventaris

Salah satu masalah yang sering terjadi di sekolah adalah masalah inventaris. Ada banyak aset yang tidak terkontrol dengan baik, sehingga mudah hilang dan rusak. Untungnya, aplikasi sarpras sekolah mulai hadir dan bisa membuat pengelolaannya lebih mudah.

Jika Bapak/Ibu bertanya-tanya aplikasi sarpras itu apa, istilah ini merujuk pada aplikasi khusus untuk mengelola sarana, prasarana, dan aset sekolah. Fungsinya sangat mirip dengan aplikasi inventaris, mengingat fitur dan cara penggunaannya yang serupa.

Baca Juga:
Aplikasi Sarpras Sekolah untuk Kelola Aset & Inventaris

Kenapa Sekolah Butuh Aplikasi Sarpras di Era Digital?

Pada dasarnya, ada banyak alasan kenapa Bapak/Ibu butuh aplikasi sarpras sekolah, seperti pada penjelasan di bawah ini!

1. Tidak Memakan Banyak Tempat dan Penyimpanan Lebih Aman

Sebelum ada aplikasi sarpras, pengelolaan sarana, prasarana, aset, dan inventaris sekolah lainnya dilakukan secara manual. Setiap data tersaji di atas secarik kertas, artinya jumlah kertas selalu bertambah setiap kali ada data baru atau pembaruan data.

Kehadiran satu atau dua carik kertas mungkin tidak akan terlalu mengganggu Bapak/Ibu, namun datanya tidak mungkin sesedikit itu. Pada umumnya, sekolah perlu rak atau lemari khusus untuk menyimpan semua data inventaris tersebut agar tidak berceceran.

Sayangnya, eksistensi rak tersebut bisa menghabiskan ruang karena memakan banyak tempat. Inilah kenapa sebagian besar sekolah sudah mulai menggunakan aplikasi sarpras berbasis web karena lebih hemat ruang, tidak perlu lagi lemari atau rak.

Alasannya karena semua data disimpan di tempat penyimpanan cloud, yang dapat Bapak/Ibu akses melalui Internet. Selain bisa menghemat ruang, cara penyimpanan ini juga lebih aman karena Bapak/Ibu tidak perlu khawatir lagi ada kertas yang rusak atau hilang.

2. Proses Pencatatan dan Pembaharuan Data yang Lebih Cepat

Selain penyimpanan data yang lebih efektif, Bapak/Ibu juga butuh aplikasi e-sarpras agar proses pencatatan dan pembaharuan data lebih cepat. Hal ini karena ada fitur pembuatan katalog aset, sehingga tinggal mengikuti sesuai format yang tersedia.

Jika katalog aset sudah ada, maka pembaharuan data pun akan terasa lebih mudah. Pasalnya, di aplikasi sarpras sekolah sudah ada fitur pengadaan dan peminjaman aset. Jadi, prosesnya terasa lebih sistematis dan bisa dilihat oleh semua staf terkait.

Selain lebih mudah dan sistematis, cara ini juga bisa mencegah adanya miskomunikasi antara staf, kepala sekolah, guru, anggota OSIS, dan warga sekolah yang lain. Semua orang yang punya wewenang bisa melihat status dan ketersediaan inventaris sekolah tertentu.

Ketika ada yang mengajukan pengadaan atau peminjaman, semua orang yang berwenang akan mendapatkan informasi secara real time. Hal ini karena sistem akan membantu mencatatnya, bisa Bapak/Ibu lihat di riwayat peminjaman dan catatan penerimaan aset.

Fitur pencatatan lain yang tidak kalah penting adalah fitur penghapusan, mutasi, dan perpindahan aset. Semua informasi tersebut juga akan tercatat dengan rapi di aplikasi ini, lengkap dengan persetujuan penghapusan aset dan riwayat mutasi atau perpindahan aset.

3. Informasi Lebih Mudah Dicari

Jika Bapak/Ibu bertanya-tanya tentang apa saja sarpras di sekolah, maka jawabannya akan sangat variatif. Hal ini karena ruang kelas, laboratorium, perpustakaan, buku, meja, kursi, alat-alat olahraga di lapangan, alat peraga pengajaran, dan lain-lain juga termasuk sarpras.

Jadi, Bapak/Ibu bisa membayangkan sendiri seberapa banyak data yang terkait dengan sarana dan prasarana di sekolah. Hal ini membuat informasi yang terkait dengannya sulit untuk dicari, terlebih jika Bapak/Ibu masih menggunakan sistem manual.

Untungnya kini ada aplikasi sarpras sekolah, yang bisa mempermudah proses pencarian. Aplikasi ini bisa menyimpan semua data yang terkait dengan sarana, prasarana, aset, dan inventaris sekolah lainnya di dalam sistem dengan rapi dan mudah dicari.

Ketika membuat katalog, Bapak/Ibu dapat memasukkannya ke dalam kategori dan klasifikasi khusus agar proses pencarian semakin cepat. Bahkan, Bapak/Ibu bisa menambahkan QR code dan label aset agar memudahkan pencarian karena jauh lebih efektif.

Artinya, tidak perlu lagi membuka lemari atau rak data untuk mencari kertas atau informasi lain yang terkait dengan sarana prasarana sekolah. Tinggal cari di aplikasi inventaris barang sekolah dengan QR code, mengetik kata kunci, atau cari berdasarkan kategori.

4. Bisa Membuat Jadwal Khusus untuk Pemeliharaan Aset

Sekolah juga membutuhkan aplikasi inventaris barang sekolah berbasis web untuk mengawasi semua kondisinya. Hal ini karena orang-orang seringkali lupa memeliharanya, sehingga barang cepat rusak dan membuat Bapak/Ibu perlu beli yang baru.

Padahal, jika Bapak/Ibu membuat jadwal pemeliharaan khusus, kerusakan tersebut bisa dicegah karena tahu kapan harus merawat dan memperbaikinya. Karena itu, ketika mencari aplikasi sarpras sekolah, pastikan ada fitur yang terkait dengan pemeliharaan aset.

Selain bisa mengatur jadwal pemeliharaan, fitur ini juga memungkinkan Bapak/Ibu untuk mencatat setiap kali ada kerusakan pada barang tertentu. Pada fitur yang sama, biasanya ada juga manajemen perbaikan serta manajemen teknisi agar lebih aman dan sistematis.

5. Memudahkan untuk Membuat Laporan

Sebagai orang yang bertanggung jawab atas sarana, prasarana, aset, dan inventaris lain di sekolah, Bapak/Ibu perlu membuat laporan pertanggung jawaban secara rutin. Sebelum ada aplikasi sarpras sekolah, Bapak/Ibu perlu membuat laporan secara manual.

Namun setelah e-sarpras eksis, proses pembuatan laporan akan terasa lebih cepat dan mudah karena ada sistem otomatis yang akan membantu Bapak/Ibu. Hal ini karena ada fitur laporan data sarpras, yang berisi semua aktivitas terkait inventaris sekolah di sana.

Artinya, Bapak/Ibu hanya tinggal melihat segala jenis aktivitas inventaris yang telah lalu, termasuk saat ada pengadaan barang, peminjaman, penghapusan, perpindahan, dan lain-lain. Jadi tidak perlu lagi membuat laporan inventaris dari awal satu per satu secara manual.

Pastinya, tidak semua orang bisa mengakses aplikasi ini, jadi Bapak/Ibu dapat mengatur siapa saja yang memilih akses dan apa peran mereka di aplikasi sarpras sekolah.

Penutup

Itulah beberapa alasan kenapa eksistensi aplikasi sarpras sekolah sangat vital di zaman sekarang. Salah satu aplikasi terbaik untuk mengatur inventaris sekolah adalah aplikasi sarpras dari MySCH.id, mengingat fiturnya yang lengkap dan pas dengan era modern saat ini.